6 passos para adotar uma estratégia de automação efetiva

No geral, iniciativas de TI são formas de otimizar e modernizar processos dentro das organizações. Muito se fala sobre TI e, conforme avançamos com as tecnologias disponíveis, acabamos não percebendo que alguma tarefa ou ferramenta está automatizada, e isto quer dizer então que a automatização foi programada com êxito.

A automação é ampla e pode ser aplicada em processos, ferramentas, na rede, na infraestrutura e em orquestrações, e tem como principal objetivo diminuir a quantidade e a necessidade de pessoas executarem tarefas repetitivas e low-profile, permitindo que estes talentos sejam alocados para tarefas high-profile e com maior rentabilidade.

Existem algumas maneiras de fazer com que o processo de automação se torne mais fácil tanto para a organização, quanto para quem gerencia o projeto e para o usuário final:

Faça um mapeamento do que é possível

A princípio é preciso reunir quais processos serão automatizados e qual o objetivo que deve ser alcançado com isso. No geral, é importante pensar em todas as possibilidades, como machine learning e inteligência artificial, e considerar as que são mais relevantes para o negócio e que trarão retorno sobre o investimento feito.

Mostre o valor agregado na automação

A automação e o seu processo de transformação são componentes importantes para criar uma vantagem competitiva, uma vez que eles são capazes de trazer aumento da eficiência e redução de custos, permitindo, entre outros features, que talentos humanos coloquem sua atenção e foco em tarefas high-level.

Tenha um entendimento 360° do processo

Otimização e modernização de processos devem ser o core da estratégia de automação. As organizações devem entender todas as etapas dos processos já existentes, identificar quais etapas são necessárias, onde existem gargalos e se estes processos podem se ajustar à possíveis novas regras.

Este entendimento, alinhado às tecnologias de automação, é a chave para que organizações possam evoluir de simples melhoras para transformações reais.

Reimagine o workflow, e então automatize

É necessário que a pessoa que está coordenando o projeto tenha total entendimento dos processos e encontre maneiras de melhorá-lo, assim terá transformações reais. Conhecer todo o workflow e identificar a razão para os processos acontecerem é essencial para encontrar espaço para melhoras.

Neste ponto, é interessante que a equipe de IT trabalhe junto com os usuários e ambas as visões da ferramenta sejam consideradas durante o desenvolvimento do projeto, e desta forma ele será muito mais útil e eficiente.

Não busque pela perfeição sem antes começar

Muitas vezes a busca pela perfeição é um empecilho para o andamento do projeto com eficiência, e isso não é um erro incomum. Uma abordagem contínua e ágil é a chave para conseguir dar andamento ao projeto sem travá-lo. Ao definir pequenos objetivos e prazos mais curtos ao invés de um objetivo muito grande para um prazo extenso, é possível revisitar o andamento do projeto com mais frequência e corrigir erros com mais velocidade, e você só conseguirá perceber estes erros uma vez que o processo for iniciado.

Gerencie a mudança

Assim como é o caso de toda iniciativa com base na tecnologia, é importante que os líderes tenham uma estratégia de gerenciamento bem definida, para que quem for impactado com a automação se ajuste, e não rejeite. É preciso também prestar atenção no receio que os trabalhadores sentem na possibilidade de serem substituídos por uma máquina ou aplicação. Ao adotar uma nova ferramenta, a maioria do sucesso desta adoção vem do gerenciamento da adesão do usuário, e o restante da aplicação em si. Ou seja, se o usuário não aderir, não há sucesso no projeto.

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